Amtsverwaltung Dänischer Wohld / 5. Mai 2025
Zeitsparend und bürgerfreundlich: Ab sofort gibt es den Termin im Bürgerbüro ausschließlich mit dem Check-In-Terminal
Das Amt Dänischer Wohld geht mit dem Check-In-Terminal einen weiteren Schritt Richtung Digitalisierung: Mit dem neuen Verfahren bietet die Amtsverwaltung gleich mehrere Möglichkeiten, einen Termin insbesondere für das Bürgerbüro zu vereinbaren. Lange Warteschlangen können auf diese Weise vermieden werden.
Wer einen Termin für das Bürgerbüro benötigte, konnte diesen bislang online buchen oder die Verwaltung während der Öffnungszeiten aufsuchen. Aufgerufen wurde man bisher durch die Sachbearbeitenden selbst. Der gesamte Ablauf, von der Terminbuchung bis zum Aufruf, funktioniert jetzt auf digitalem Weg.
Kjell Schröder, Fachbereichsleiter III (Bürgerbüro, Ordnungs-, Sozial- und Standesamt), erklärt die Vorteile des digitalen Terminals: „Damit schaffen wir mehr Ruhe in stark frequentierten Bereichen und sorgen zugleich für einen strukturierten Ablauf – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Bürgerinnen und Bürger.“
Der Aufruf erfolgt über den Aufruf-Monitor
Wichtig zu wissen: Einen Termin bekommt man nur noch über den Check-In-Terminal. Der anschließende Aufruf erfolgt über einen Aufruf-Monitor, der sich im Wartebereich des Bürgerbüros befindet. Auf dem Monitor wird die Nummer der Wartemarke oder der Termincode angezeigt mit der Information, zu welchem Platz im Bürgerbüro die Bürgerin oder der Bürger gehen kann.
Es gibt vier Möglichkeiten, einen Termin mit dem Check-In-Terminal zu buchen.
>Die Bürgerin/der Bürger hat zuhause online einen Termin gebucht. Per Mail bekommt die Person einen vierstelligen Code und einen QR-Code. Im Amt angekommen checkt die Person sich mit dem Code ein oder scannt den QR-Code ein. Die Codenummer und der Platz des Sachbearbeitenden werden auf dem Aufruf-Monitor angezeigt – eine Wartemarke muss nicht gezogen werden.
Ohne Termin ins Amt – eine Wartemarke muss gezogen werden
>Die Bürgerin/der Bürger kommt ohne einen Termin ins Amt. Mithilfe des Check-In-Terminals wählt die Person die Dienstleistung aus, die benötigt wird. Anschließend muss eine Wartemarke mit einer Nummer gezogen werden. Nummer und Platz des Sachbearbeitenden werden auf dem Aufruf-Monitor angezeigt.
Lange Warteschlange – es gibt eine Alternative
>Die Bürgerin/der Bürger kommt ohne einen Termin ins Amt und sieht vor sich eine lange Warteschlange. Um eine lange Wartezeit zu vermeiden, bietet der Check-In-Terminal die Möglichkeit, bis zu vier Wochen im Voraus einen Termin zu buchen.
Auf diese Weise bieten wir den Bürgerinnen und Bürgern eine bessere Planbarkeit ihrer eigenen Zeit.
„Auf diese Weise bieten wir den Bürgerinnen und Bürgern eine bessere Planbarkeit ihrer eigenen Zeit“, erklärt Ordnungsamtsleiter Schröder. Die Termine werden in 10-Minuten-Takten vergeben. Bereits gebuchte Zeitkorridore erscheinen nicht auf dem digitalen Kalender – eine doppelte Buchung ist damit ausgeschlossen.
Anruf im Bürgerbüro
>Wer lieber persönlich einen Termin vereinbaren möchte, ruft das Bürgerbüro an. Per Telefon gibt es dann einen Termincode. Diesen Code muss die Person ins Amt mitbringen, um sich am Terminal einzuchecken.
Wir sehen die Person erst, wenn sie sich eingecheckt hat. Erst dann können unsere Sachbearbeitenden die Person gezielt von ihren Arbeitsplätzen mithilfe des Aufruf-Monitors aufrufen.
Kjell Schröder bekräftigt die wichtige Funktion des Check-In-Terminals: „Wir sehen die Person erst, wenn sie sich eingecheckt hat. Erst dann können unsere Sachbearbeitenden die Person gezielt von ihren Arbeitsplätzen mithilfe des Aufruf-Monitors aufrufen.“
Hilfe-Button benutzen
Diese digitale Technik ist für alle neu – sowohl für die Beschäftigten im Amt als auch für die Bürgerinnen und Bürger. Für letztere bietet das Terminal einen Hilfe-Button „Ich brauche Hilfe“ an. Der Ordnungsamtsleiter bittet alle, die Hilfe brauchen, diesen Button auch zu benutzen. „Bitte scheuen Sie sich nicht. Es kommt dann jemand, um Ihnen zu helfen.“
>Das Amt Dänischer Wohld ist montags bis freitags von 8 bis 12 Uhr geöffnet, donnerstags durchgehend von 8 bis 17 Uhr (mit Terminvereinbarung bis 18 Uhr).
Dienstjubiläum in der Amtsverwaltung Dänischer Wohld / 14. März 2025
Ute Schwauna ist seit über 40 Jahren in der Verwaltung tätig. Seit 1992 hat sie dasselbe Büro: „Es ist mein zweites Zuhause“
Mit 16 Jahren begann Ute Schwauna am 1. August 1984 die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten – damals noch bei der Gemeinde Gettorf. Das Rathaus in Gettorf am Karl-Kolbe-Platz, wo auch die Amtsverwaltung Dänischer Wohld untergebracht war, war noch das alte – 1992 zog die gesamte Verwaltung nach einem kurzen Intermezzo in Osdorf zurück nach Gettorf in den Neubau. 2008 kam es zur Fusion der Gemeinde Gettorf mit dem Amt Dänischer Wohld. Aus zwei Verwaltungen wurde eine Verwaltung – Ute Schwauna begleitete den Prozess.
In den vier Jahrzehnten hat die Jubilarin die Entwicklung einer Verwaltung aus den 1980-er Jahren hin zu einer modern aufgestellten Behörde hautnah erlebt und aktiv mitgestaltet – was sie als Personalchefin auch heute noch tut.
„Es war und ist nie langweilig.“
Außenstehende mögen sich die Tätigkeit im Amt vielleicht als reizlos und langweilig vorstellen. Das Gegenteil ist der Fall, wenn man Ute Schwauna fragt: „Es war und ist nie langweilig“, lautet ihre Antwort.
Im Namen der Verwaltung überbrachte Amtsdirektor Matthias Meins ihr die besten Glückwünsche zum Dienstjubiläum.
„Die Arbeit mit jungen Menschen macht mir besonders viel Spaß. So lerne ich jede Veränderung, die in der Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten stattfindet, kennen.“
Wer in den acht amtsangehörigen Gemeinden des Amtes Dänischer Wohld im öffentlichen Dienst einen Job sucht oder sich auf eine ausgeschriebene Stelle bewirbt, kommt an Ute Schwauna nicht vorbei. Als Personalchefin gehen alle Bewerbungen über den Tisch der 57-Jährigen. Auch die der Auszubildenden: „Die Arbeit mit jungen Menschen macht mir besonders viel Spaß. So lerne ich jede Veränderung, die in der Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten stattfindet, kennen.“
Offenheit, Flexibilität, Empathie
Offenheit, Flexibilität, Empathie– für Ute Schwauna gehören diese Kompetenzen zum Berufsalltag. Sie hat mit Menschen aus allen Altersklassen zu tun – in und außerhalb der Verwaltung, denn bei Fragen rund um einen Arbeitsvertrag ist sie die richtige Ansprechpartnerin.
Eine echte Gettorfer Deern
Ute Schwauna ist eine echte Gettorfer Deern. Sie ist in Gettorf aufgewachsen und zur Schule gegangen. Mit sechs Jahren wollte sie Lehrerin werden – doch es kam anders. 1982 absolvierte sie ein Schulpraktikum bei der Gemeinde Gettorf. „Das hat mir gefallen. So eine Arbeit konnte ich mir gut vorstellen.“
Mit 16 Jahren begann Ute Schwauna bei der Gemeinde Gettorf ihre Ausbildung
1984 war es dann soweit: Am 1. August startete sie im Alter von 16 Jahren bei der Gemeinde Gettorf ihre Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten. Damals hieß der amtierende Bürgermeister Reiner Oncken. Ute Schwauna war erst 22 Jahre alt, als der spätere Bürgermeister Dieter Schönfeld ihr 1990 die Leitung für Personalangelegenheiten der Gemeinde Gettorf übertrug. Schon damals gehörte die Ausbildungsleitung dazu.
2001 übernahm sie die Leitung des Gettorfer Alten- und Pflegeheims
Bürgermeister Schönfeld war es auch, der sie fragte, ob sie in der Verwaltung des Gettorfer Alten- und Pflegeheims einspringen könnte – eine Heimleitung wurde dringend gesucht. Und so übernahm die junge Mutter, ihr Sohn wurde 1998 geboren, von 2001 bis 2006 die Heimleitung. Danach kehrte sie ins zurück ins Rathaus.
„Es war eine besonders herausfordernde Arbeit. Die Zeit im Alten- und Pflegeheim hat mich geprägt. Ich bin dankbar dafür, dass Bürgermeister Schönfeld mir das damals ermöglicht hat.“
Der intensive Kontakt sowohl zu den Bewohnern als auch zum Personal gehörte zu ihrem Alltag. „Ohne Teamarbeit ging gar nichts.“ Ihr sei stets bewusst gewesen, dass das Heim das Zuhause der Bewohnerinnen und Bewohner war – und dementsprechend handelte sie.
Im Dirndl oder als Zirkusdirektorin – Ute Schwauna war sich für nichts zu schade
Ute Schwauna erinnert sich an Faschingsfeste, wo sie im Dirndl für die Bewohner gesungen hat, oder wie sie als Zirkusdirektorin die Bewohnerinnen unterhalten hat. Sie erinnert sich an die Tage vor Weihnachten, an denen sie 70 Weihnachtsgeschenke eingepackt hat.
Noch heute blickt Ute Schwauna mit guten Erinnerungen auf diese intensive Zeit zurück: „Es war eine besonders herausfordernde Arbeit. Die Zeit im Alten- und Pflegeheim hat mich geprägt. Ich bin dankbar dafür, dass Bürgermeister Schönfeld mir das damals ermöglicht hat.“
„Anders als früher stehen heute die Beschäftigten mehr und mehr im Mittelpunkt. Angesichts des Fachkräftemangels, der auch die Verwaltungen trifft, muss eine Verwaltung sich modern aufstellen, um qualifiziertes Personal zu gewinnen.“
Diese Erfahrungen nutzt die Personalchefin viele Jahre später: „Anders als früher stehen heute die Beschäftigten mehr und mehr im Mittelpunkt. Angesichts des Fachkräftemangels, der auch die Verwaltungen trifft, muss eine Verwaltung sich modern aufstellen, um qualifiziertes Personal zu gewinnen. In diesem Prozess befinden wir uns gerade.“ Die 57-Jährige ist sich sicher, dass sich für junge Menschen auch heute noch eine Ausbildung in der Verwaltung lohnt. „Es gibt viele Weiterbildungen und dementsprechend viele Aufstiegsmöglichkeiten.“
Manchmal trifft man die große Liebe auch in der Verwaltung
Und dann gibt es vielleicht on top noch die Begegnung mit der großen Liebe – so wie es der jungen Ute passiert ist. Genau wie sie war ihr späterer Ehemann Dirk Schwauna (heute Leiter des Fachbereichs 2 / Finanzabteilung) im Gettorfer Rathaus tätig. „Es passierte auf dem Betriebsfest im August 1986“, so Ute Schwauna.
Das erste Ehepaar im Gettorfer Rathaus
Der Rest ist schnell erzählt. Aus dem Liebespaar wurde ein Ehepaar: „Wir waren das erste Ehepaar im Rathaus.“ 1998 wurde der gemeinsame Sohn geboren. Auch heute noch sind die beiden glücklich miteinander verheiratet. Und wie ist es mit der Trennung zwischen Beruf und Privatleben? „Das haben wir ganz gut im Griff“, lächelt die 57-Jährige.